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向忙碌說再見!善用任務管理技巧,讓你有效活用時間

Japaholic 2019/11/26 16:52
向忙碌說再見!善用任務管理技巧,讓你有效活用時間

熱到腦子昏沉、毫無幹勁的夏天終於離開了。秋天清冷的空氣,讓人精神也煥然一新。差不多是該振作起來,好好投入工作或課業的季節囉!說歸這麼說,歷經一整個懶散的夏季後,是不是累積了一堆雜務不曉得該從何處理起、每天都稍不小心一天就這麼過去了呢?別擔心,這次就要來為各位介紹「任務管理」的方法!只要懂得善用任務管理技巧,就能充實度過每一天!

 

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覺得工作總是做不完、煩惱著不知道該如何善用時間的人,這篇文章絕對是必看的唷!

 

今晚立刻開始列出待辦事項

想做好時間管理,首先最重要的,就是得將待辦事項列成一目瞭然的清單!只要準備好記事本與筆就可以開始囉!而若是比較講究的人,也可以試試使用手機裡的計時功能。 

晚上,趁著還在辦公室時或回到家後,將隔天等待完成的任務一項一項列出來。舉凡開會、調整日程計劃、必須回覆的郵件等等,所有腦中想到的事項全部都可以寫下來。還有,如果有「雖不是非得明天完成,但不可忘掉的事項」,也都一併先寫下來吧!藉由這樣每晚將思緒清空,也能夠避免腦袋想東想西不停運轉,就再也不會睡不著覺啦! 寫下待辦事項清單

 

活用觸發清單

把想到的待辦事項都寫下來後,接著要確認一下,是否有遺漏掉任何瑣碎的連帶事項。這個確認動作,可以透過一種叫做「觸發清單(Trigger List)」的問題清單來完成唷!所謂觸發清單,指的是能夠幫助我們聯想發現待辦事項的問題清單。只要在網路上搜尋「Trigger List」,就可以找到許多別人列的問題清單。首先就參考這些清單,藉由回答清單上的問題,確認看看自己是否有所遺漏吧!

・有沒有什麼該補貨的家用品或辦公室用品忘了買的?

・有沒有什麼必須發的郵件?

・有沒有什麼必須打的電話?

・有沒有什麼想交代給別人的工作?

・待辦事項中有沒有哪些是須要先做好事前準備的?

回答著這些問題的過程中,自然就能發現哪些事是非得在明天做的。比方如果明天要開會,那在開會前就得先把資料印好、把企劃案看過一遍,想當然耳,這些「連帶事項」也是明天不得不完成的重要待辦事項囉!所以一旦發現諸如此類的連帶事項,就把它寫到原本那個大項的下方吧!將這些連帶事項也補完後,「列出待辦事項」這個步驟就完成囉! 

 

隔天開始著手處理待辦事項

待辦事項清單已經都列出來了,所以隔天早晨上班時,就只要照著清單將工作逐一完成。這樣持續一段時間後,應該可以注意到清單上,有些項目並不如想像般費時,而有些項目則比預想的更花時間!然後下一次在處理該項目時,就利用手機裡的計時功能,測出完成該項目所須花費的時間。

如此一來就能根據自己的情況來調整今後的每日工作量。搞清楚自己的工作速率,也是一項了不起的任務管理技巧!每隔一段時間就定期重新再測一次,說不定還能發現自己的工作能力進步了喔!

 

進階應用篇

一開始先以「列出待辦事項然後將它們完成」為重,每天重覆這個過程。等漸漸習慣之後,就開始為待辦事項分組:「只要 5 分鐘就能完成的任務」、「得花腦筋思考的任務」、「須和別人合作才能完成的任務」,把它們分配到一天當中的不同時段。

每天一早是腦子最清醒的時刻,利用這段時間完成那些得花腦筋思考的任務。午休過後腦子變得有些遲鈍,這段時間就用來處理那些只要 5 分鐘就能完成的任務。至於須和別人合作才能完成的任務,則可以花點工夫事先和同事約好時間,這樣就不會造成時間的浪費了!

 

「任務管理 APP」好用推薦

雖然文章一開始是建議各位用記事本與筆來列出待辦事項清單,不過也可以利用手機裡的 APP,同樣很方便!不管是用紙筆或是用 APP,總之只要有按照上述的步驟做就沒問題!紙筆的優點在於,手寫可以加強記憶、讓腦袋更容易記住這些事項,並且可以撥時間出來好好正視自己的未來與想法;而 APP 的優點在於,能夠趁著搭車通勤之類的空檔使用,有效運用時間!所以就依著各位的生活習慣,選擇適合自己的方式吧!

接下來要向各位推薦兩款方便的「任務管理 APP」!

「Todoist」

任務管理 APP 的基本入門款!可以將任務項目設定成每週反覆,也可以設定鬧鐘提醒。 

「Toggl」

這是一款用來計算工作時間的 APP。處理工作時使用它來計時,就可以記錄每個任務項目的名稱與它所須花費的時間! 

 

現在起每天花點時間為自己列出 To-Do List 吧!

看了以上所介紹的任務管理方法,各位有沒有什麼收穫呢?老是忙得暈頭轉向不知何年何月的人,藉由將每天的待辦事項寫下來,說不定就能讓心情放鬆一些呢!還有,只要事先制定好工作時間,例如「晚上 9 點以後就不碰工作」,就能為緊繃的工作行程帶來改善!大家一起來善用任務管理技巧,有效活用自己的時間,讓人生變得更加充實吧!

 

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